在設置和維持網站時，閣下可能會考慮是否需要更新網站政策和法律頁面及其頻率。以下將討論更新七個主要政策和法律頁面的必要性，分別為隱私權政策/隱私政策、Cookie政策、條款及細則、送貨/運輸政策、退貨/退款政策、免責聲明和版權通知。關於網站政策和法律頁面的更多資訊，請參閱「對於電子業務而言，我的網站需要甚麼政策及法律頁面?」。
隱私權政策/隱私政策、 Cookie政策
《個人資料(私隱)條例》(第486章) 規定網站設立隱私權政策和Cookie政策。同時，閣下的隱私權政策和Cookie政策可能要遵守《一般資料保護規範》，亦即《通用數據保障條例》。有關遵守 GDPR 的更多資訊，請參閱「甚麼是《一般資料保護規範》? 我公司的隱私政策甚麼時候需要符合《一般資料保護規範》?」。
因此，為了避免違法，當閣下改變收集和處理網站訪問者和顧客數據的方法，或有新的相關法例時，閣下便需檢討和更新隱私權政策/隱私政策和Cookie政策。即使沒有作出修改，閣下都必須每數個月檢討和更新有關政策一次。
條款及細則、送貨/運輸政策、退貨/退款政策、免責聲明、版權通知
與上述討論的兩個政策和法律頁面不同，法例沒有規定必須設立條款及細則、送貨/運輸政策、退貨/退款政策、免責聲明和版權通知，也沒有強制規定更新它們。
但為了向閣下的業務提供完善的法律保護，這些法律頁面和政策應直接準確地反映閣下與網站訪問者/客戶之間的關係。否則，如果法律問題或糾紛出現，不相關和/或過時的政策和法律頁面將無法保護閣下或閣下的企業。因此，為了減少潛在的法律糾紛，最佳做法是至少每年更新一次。另外，在修改這些法律頁面和政策時，例如閣下要更改提供的產品或服務，或每當有新的相關法例，閣下都應該更新它們。
通知用戶有關更新
在更新條款及政策時，企業需要通知用戶。無論閣下根據法例要求更新政策和法律頁面或自願修改，閣下都應將更改之處通知網站訪問者/客戶，以確保更新的政策和法律頁面有效且可執行。
閣下向用戶發送政策和法律頁面的更新通知應:
- 在生效前公佈;
- 說明更改的生效日期;
- 明確指出已更新的具體部分; 和
- 包括一個更新的政策和法律頁面的連結
為維持閣下業務運營的透明度，閣下可向用戶在發出的通知中解釋更改的原因。
閣下的通知可採用以下形式:
- 向用戶發送一封群發的電子郵件; 和/或
- 在網站上顯著的位置展示通知 (為了安全起見，閣下可實施線上按鍵授權契約，包括向造訪該網站的用戶發出通知，而該通知要求用戶選擇一個方格或點擊一個按鈕來接受新條款才能進入網站)。
重點摘要
- 除了有任何相關更改的地方外，閣下應以每年更新一次政策和法律頁面為基本準則。法例規定網站設立隱私權政策和Cookie政策，至於條款及細則、送貨/運輸政策、退貨/退款政策、免責聲明、版權通知，儘管法律沒有強制要求更新，我們仍強烈建議閣下進行更新。
- 在更新政策和法律頁面時，閣下必須將協議的更改通知用戶。