根據《公司條例》，公司需每年舉行一次股東周年大會（AGM），會議旨在向股東通報其財務業績並讓股東參與管理。
什麼是股東周年大會？
股東周年大會一般具有以下功能：
- 使股東了解公司的財務和業績；
- 公司管理機構的選舉；和
- 為股東提供發問的平台。
股東周年大會中會討論的事項如任命董事或公司秘書、向股東宣派股息、對決議進行投票。
你應該什麼時候舉行年度股東大會？
根據《公司條例》，公司須根據財政年度（而非日曆年度）舉行股東周年大會。
私人公司（非上市公司的子公司）或擔保有限公司舉行股東周年大會的期限是其財政年度結束後的九個月。如果是任何其他公司，時限則為其財政年度結束後的六個月。公司成立後的第一次年度股東大會，則為公司成立一周年後九個月或第一個會計參考期結束後三個月。
豁免情況
儘管《公司條例》和公司章程規定公司必須舉行股東周年大會，但在某些情況下可被豁免，具體如下：
- 當公司只有一名股東時；
- 如果會議中的所有事項皆通過書面決議進行，且公司股東在書面決議的傳閱日期之前需獲得與決議相關的文件；
- 如果股東一致同意可以免除股東周年大會；
- 當公司處於休眠狀態時。
股東周年大會通知
召開股東周年大會時需要提前 21 天發出書面通知，除非股東一致同意更短的通知。該通知應包含以下內容：
- 會議的日期、時間和地點；
- 擬討論事項的簡要概述；
- 擬通過的決議；和
- 該會議為股東周年大會。
點擊鏈接獲取會議通知模板。
代理
如股東不能親自出席會議，可以委託代理人代為出席並投票，但必須按照公司章程規定發出委託代理通知書方符合程序。
法定人數
要做出任何有效的決定，會議必須達到法定人數。股東周年大會中必須至少有 2 名股東才能構成有效的法定人數。您可以在公司章程要求超過 2 名股東組成法定人數。
在新型冠狀病毒 (COVID-19) 大流行期間舉行股東周年大會
隨著新型冠狀病毒的爆發，在不危及健康的情況下舉行任何實體會議是相當困難的。根據《預防及控制疾病（禁止羣組聚集）規例》(第599G章)，除非獲豁免，否則任何人禁止在公眾地方聚集。因此，如果公司打算舉行股東周年大會，則必須確保會議符合規例。
根據該條例中的其中一項豁免，「在工作地點為工作而進行的羣組聚集」。此豁免涵蓋公司舉行的股東周年大會。
但是，即使實體股東周年大會不受禁止集體聚會的限制，但如果出席年度股東大會的股東超過 20 名，則在一個房間內分配不超過 20 名股東，以確保社交距離。
股東周年大會可以於網上虛擬舉行嗎？
在新型冠狀病毒爆發下，虛擬會議會是更好的選擇。只要股東可以藉助科技「聆聽、發言及表決」，《公司條例》允許公司在兩個或更多地點舉行股東大會。因此，任何至少具有電話呼叫功能的科技皆符合要求，而視像會議可以做到這一點。注意，公司應建立適當的機制，確保股東能夠聆聽、發言和投票。
此外，請記住，即使舉行虛擬會議，公司也必須履行法定人數和程序要求。最後，如果打算舉行非面對面的股東周年大會，請檢查公司章程。如果章程明確規定必須以實體方式召開年度股東大會， 則必須修改有關條款以允許虛擬會議。
重點扼要
- 股東周年大會是每年舉行的股東會議，目的是向股東通報公司的財務情況，並讓股東做出相關之公司決策。
- 除豁免情況外，股東周年大會是《公司條例》下的法定要求。
- 儘管新型冠狀病毒爆發，公司仍可根據《預防及控制疾病（禁止羣組聚集）規例》中有關社交距離的相關規則舉行實體股東周年大會。
- 查看貴公司的章程和/或其他相關協議，以確定是否可以虛擬舉行年度股東大會。
參考資料
公司註冊處，有關會議、決議及公司紀錄的常見問題：https://www.cr.gov.hk/tc/faq/companies-ordinance/meeting-resolution-company-record.htm#07